Девид Аллен - Getting Things Done
1. Собираем все, что привлекло наше внимание. Выбросить все из головы.
2. Обрабатываем, проясняем что означает каждая деталь и что с этим делать.
3. Организуем результат в виде различных вариантов.
4. Обзор. Выбираем один.
5. Выполнение.
Основная идея - ничего не держите в голове. Тупой карандаш лучше острой памяти.
В сознании - все в настоящем времени. Это означает, что как только вы скажете себе, что нужно что-то сделать, и эта информация останется у вас лишь в краткосрочной памяти, эта часть вашего сознания будет думать, что выполнением данной задачи нужно заниматься постоянно… Если вы храните задачу только в своей голове, то эта задача станет нарушенной договоренностью, если вы не займетесь ею прямо сейчас.
Инструментарий для сбора и хранения информации, целей и проектов должен быть максимально удобен и прост.
Все цели, желания, мысли, почта, бумага, визитки, планы отмщения и захвата мира - помещается в главную папку «Входящие»
Нужно собрать в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными: личные или профессиональные, больше или маленькие, срочные или важные – все, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете любую степень внутренного обязательства это изменить.
Всегда начинайте с того, что лежит первым
Беритесь за раз только за один вопрос
Никогда не возвращайте обратно в корзину «Входящие»
Далее мы обрабатываем входящее - сортируем.
Входящие» – это инструмент обработки информации а не её хранения
Требует ли это действий?
Если ответ нет, возможны три варианта действий с информацией:
- Удалить
- Отложить
- Сохранить как справочную
Далее, если это требует действий, мы определяем следующий шаг:
Следущий шаг должен быть конкретным физическим действием.
Нужно опередить, какое физическое действие должно произойти, чтобы стимулировать вас принять решение.
Когда вы решили каким будет следующий шаг, есть три варианта действий:
- Сделать (если это займет меньше двух минут»
- Делегировать (если есть люди которые справяться лучше вас)
- Отложить
Правило двух минут это вообще одна из главных техник книги:
Правило двух минут - если следующее действие займет меньше двух минут, выполните его сразу, как только приняли решение.
Очень важный момент - проекты и как их определять:
Под проектом я понимаю любой желаемый результат, которого можно добиться течении года, требующий более одного действия… Если одно действие не обеспечит решение задачи, необходимо установить напоминание о том, что вам нужно сделать что-то еще.
Для проектов которые хотели бы однажды реализовать так же есть отдельная папка:
Что бы вы хотели сделать однажды, будь у вас время, деньги и желание? Запишите это в список «когда нибудь». Если при размышлении вы поймете, что не сможете взяться за какой-то из запланированных проектов в ближайшие несколько месяцев, помещайте его в этот список.
Также есть несколько моделей планирования и принятия решений.
Модель принятия решения на основе четырех критериев:
- Контекст. Чем вы можете заняться там, где находитесь. Если вы не можете совершить действие, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужными инструментами, то об этом не стоит и беспокоится.
- Время
- Энергия
- Приоритет
Модель естественного планирования:
- Определить цель и результат. Намерение это цель, принципы это границы, в рамках которых будет развиваться ваш план.
- Визуализировать результат. В то время как цель это ответ на вопрос «зачем?», визуализация это ответ на вопрос «что?» - иными словами, каким должен быть мир вокруг вас, его образы, звуки, ощущения, чтобы это наилучшим образом соответствовало вашей цели.
- Провести мозговой штурм. Генерация идей без внутренних и внешних рамок. Не критиковать на этом этапе.
- Осуществить организацию. Когда сгенерировано достаточное колл-во идей и деталей, вам ничего не остается, как начать их организовывать
- Определить следующие конкретные действия.
Также очень важно постоянно освежать проекты и просматривать списки. Делать обзор всей системы:
Еженедельный обзор – это все, что вам необходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным.
**
Еще несколько цитат:
Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии.
За долгие годы практики я понял, что важнее всего справится с тем, о чем вы больше всего думаете в настоящий момент. То, что вы сами не хотите придавать этому большого значения, не играет никакой роли. Вы уже об этом думаете, и на то есть причина… Просто беритесь за то, что волнует вас сейчас.
Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой…
Существует три варианта действий, чтобы устранить негативные последствия:
- Не заключать договоренности
- Выполнить договоренность
- Пересмотреть договоренность
Одна из причин, по которой вы можете сбиться с пути, заключается в том, что постепенно списки действий вновь превращаются в списки задач или подпроектов, вместо того чтобы содержать отдельные, вполне конкретные шаги.
Финальные советы:
- Создайте свою персональную систему организации дел
- Наведите порядок на своем рабочем столе
- Организуйте корзины «Входящие»
- Создайте работающую и легкодоступную персональную систему хранения справочных материалов на работе и дома
- Выберите хороший инструмент для создания списков и управления ими, которым вам будет приятно пользоваться
- Сделайте любые изменения, необходимые для улучшения рабочей среды. Повесьте картины, купите канцелярские принадлежности, выбросьте старые вещи – преобразите рабочее место. Всячески поддержите новый старт.
- Выделите время, когда вы могли бы полностью разобрать отдельный участок офиса, либо угол дома. Соберите всю систему и проработайте её.
- Поделитесь навыками из этой книгой с кем нибудь еще.
- Вернитесь к книге через 3-6 месяцев
- Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандарты.